组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务，需要记住两大要点：其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。
庆典活动是一种礼仪性活动，国家有关方面专门作出明文规定, 要严格控制, 认真执行申报制度。同时还要有精品意识, 典礼过多、过滥, 将会在一定程度上影响庆典活动的质量和效果。所以典礼活动的规模、形式还必须得和单位、项目情况大体相符合。
礼仪庆典类包含主席台、主席台用品、背景板、专业剪彩用品、奠基用品、揭牌用品、签字题词用品、音响、空飘气球、遥控飞艇、落地式充气物、异形卡通、吉祥物、充气圣诞老人、华表气柱、和平鸽、气球装饰、贵宾室用品、帷幕、大型广告布幔、条幅、彩旗、、摄影、摄像、鲜花花篮、胸花、插花、绿色植物、盆花、花束。
工作人员应严格遵守时间，不得无故缺席，并自始至终地参加仪式，不可中途退场。仪式应准时开始，按时结束。态度要亲切。迎接嘉宾到场之后，仍应保持主动、热情，不要公式化地迎宾后就冷落客人;还可介绍来宾相互认识。来宾致贺词后，应主动鼓掌表示感谢。