POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
按通讯方式
1.固定POS机
优点是：1、软件升级和维护比较容易； 2、网络拨号方式，拨号速度快； 3、POS交易清算比较容易。
缺点是：需要连线操作，客人需要到收银台付账。
适用一体化改造的项目的商户。
2.无线POS机
优点是：1、无线操作，付款地点形式自由； 2、体积小。
缺点是：1、通讯信号不稳定；2、数据易丢失；3、成本高。
适用是到客人住所收款商户类型。
1、 使用POS机前需检查电源是否接通、打印机与主机是否连接正常、POS打印纸是否安装。
2、 操作员每天营业终了，应执行“日终处理”，特别注意，因某种原因需更换POS机时，必须先做完“日终处理”后才能关机进行更换。
3、 切勿因重复刷卡造成给持卡人重复扣帐。交易时，若签购单未打印出来，操作员应先选择“重打印”功能，如果重打印仍无法打印出凭证，应选“查询当前交易”功能，查询该笔交易的批次号和商户流水号，然后断电，检查打印机是否连接正确，重新拔插后，选择打印特定记录处理。
若仍旧无法打印，在POS机上查询余额，然后向银联客户服务中心查询交易是否被冲正，若答复确实消费成功，可以将消费的要素抄写在POS消费单上，持卡人签名即可取走货物，也可以做撤消此笔交易，切勿随意再次刷卡重做交易，否则会给持卡人重复扣帐。
4、 做交易时若刷卡失败，则需要重新按所需交易代码键，以免将其他交易错做为“消费”，造成重复扣帐。
5、 持卡人密码输入。为保证交易的，公用POS机在交易时，持卡人需输入正确的银行卡密码，若持卡人银行卡无预留密码，操作员直接按POS机“确认”键进行交易，交易成功。
6、 切勿忘记让持卡人在签购单上签字，若持卡人签名与卡背面预留姓名或卡正面姓名字母不一致，可向发卡行查询。
7、 对打印出的签购单上的交易类型需认真审查，以免将“消费”做成“预授权”，或将“退货”做成“消费”造成错帐。
8、 退货交易可全额或部分退货，若退货不成功，切勿随意退现金或让持卡人将货拿走，可根据POS提示做相应处理或与银联维护人员联系。
9、 不要随便拔插通信线。POS机的通信接口为专用接口（line口），不可相互混淆。
10、 对借记卡和未签订手工压卡协议的成员行的卡，压卡交易无效，发卡行不予承认，因此，切勿压单受理。
收款员使用收款机可以进行收款、退货、换货、价格查询、折扣、取消交易等操作，其中退货、换货、折扣功能可以设置成由经理控制。收款员每天工作的基本操作过程可以分为开机、进入销售、存零头、执行销售、结账、退出销售和关机。
由系统销售功能决定，收款员在上机时必须将自己的密码正确输入，在得到系统确认后才能正常进入收款机销售状态。在销售过程中所有的账务都会自动记录在该收款员的账号下，直到退出销售下机时为止。销售结算的付款方式，可分为人民币、支票、信用卡、礼品券等。